Shimesaba-ba blog

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仕事ができる人とできない人の4つの違い

どこの会社にも仕事ができる人、

残念ながらあまりできない人というのはいます。

 

仕事ができる人とできない人の差とは

具体的に何なのか?

20代から30代のサラリーマンの人に参考になればと思います。

 

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転職して今は2社目に在籍していますが、ようやくわかってきました。

その定義は立場によって異なるでしょうが、

 

ここでは一般的な役職、

担当者、主任、課長クラスを想定します。

 

私が経験してきた限り

 仕事ができる人には共通点があります

 それは

 

視野の広さ、柔軟さ、レスの速さ、冷静さ

 

この4つです。具体的にはどういうことなのか。

 

視野の広さ

視野が広いとは具体的には何のことでしょうか?

 

仕事相手の客や部下をよく知っている

仕事相手、つまり顧客だったり社内であれば

依頼先や提出先のことです。

仕事ができる人はその相手の何を見ているのか?

あの人は真に何を望んでいるのか

仕事をしているとお客さんや仕事の依頼元から言われたことに

集中しがちです。これは確かに大事です。

でも、仕事ができる人とできない人の決定的な差は

 

<仕事ができない人> 

言われた"言葉"に注目

 

<仕事ができる人>

言われた言葉に隠れる"趣旨や目的"に注目

 

例です。

忙しそうな上司から夕方ひと言だけこう言われて立ち去られました。

 

上司「今月の売り上げの実績をまとめてくれ~、幹部Aに明日朝に報告する」

 

指示が曖昧なのは良くない!

なんてよく言われますね。

このケースもまさにそうでしょう。

 

しかし!管理職はイチイチ依頼ごとに

その目的、分量や粒度など伝えられる程

暇ではないのが現実ではないでしょうか?

 

この場合、

仕事ができる人とできない人の

行動例は下記イメージです。

 

<仕事ができない人>

何となく、またはいつも使っているフォーマット等で

まとめたりしがちです。

または、事細かな指示がないから

困って何も手がつけられない。

 

<仕事ができる人>

仕事ができる人はそうではありません。

例えばこんな発想をします。

 

上司が幹部Aに報告する。

 

今の売り上げに関して幹部Aが

気にしている課題は何だろう?

 

→上司の依頼ですが、元をたどれば幹部Aです。

 彼が何を求めているかをイメージします。

 

製品Xの新製品が発売され、

特にその中国市場の売り上げについて

ここ最近話題になっていたな。

 

準備時間は明日上司が報告するとなると、

今日、上司が席に戻る数時間以内。

 

となると数枚のスライドで要点を

まとめないといけない。

 

→許される作業時間を見積もる

 

じゃー全体像として主要製品と主要市場のマトリックスを

1枚目に見せて、2枚目に製品Xに絞ってその市場別を見せる。

特に中国市場の部分を強調しておく。

 

→要点を外さず現実的な準備できる時間で

 最適なものを作る。

 

時間があれば前月や前々月の実績からの変化も

簡単にまとめておく。

 

→今月の売り上げを依頼されているが、

 新製品を出したのは3か月前。

 発売後からの推移も見たい可能性がある。

 

自分の目の前の上司だけでなくその奥にいる

幹部Aが求めていること(ポイント)をイメージして

成果物を出すことが大事です。

 

あの人は何が好きで何を嫌がるのか

仕事ができる人は

自分と相手にとって最適解を導きます。

 

そのためには相手の立場や仕事を理解する

だけではなくどんな性格や好みなのかといった

把握も非常に大事です。

 

先の例を使用しましょう。

 

全体像として主要製品と主要市場のマトリックスを

1枚目に見せて、2枚目に製品Xに絞ってその市場別を見せる。

特に中国市場の部分を強調しようと

 

成果物の構想をしました。

 

でも見せ方はいくつか選択肢がありますよね?

エクセルで表形式、棒グラフetc

 

上司はグラフが好きで資料を見ながら

会話しながらポイントを掴みたいタイプ、

 

幹部Aはエクセルの表形式が好きで 、

会話よりももらったをデータを細かく見るタイプ

だとします。

 

この場合はグラフではなく、

エクセルの表形式で見せるべきです。

 

繰り返しになりますが、仕事ができる人は

相手の求める内容に加え、好みや性格まで

踏まえて柔軟に成果物を出しています。

 

相手が思っている以上に相手を理解している 

例えばあなたが担当者だとして、

できる上司とはどんな人ですか?

 

上司は立場が上で、担当者がやっている細かい仕事は

CCに入っていても忙しくて

目に触れなくなり、よくわからなくなるものです。

 

しかし仕事ができる人とできない人で少し差がある気がします。

 

<仕事ができない人>

その仕事の存在すら認識していない。普段から完全に見ていない。

そこで起こっている問題にも気づいていない。

または気づいても何を言ったら良いかわからず放置。

 

<仕事ができる人>

細かい部分は把握できていないものの、

担当者が思っている以上に実務の事情を

知っていることがわかったら、

その上司は信頼できますよね。

 

どんな時期にどれくらいの負荷で

誰と連携しているかは把握している。

 

問題が起きた時、詳細の内容はわからなくても

重要性は判断でき、必要に応じて

担当者へヒアリングの上でアドバイスを送ってくれる人です。

 

柔軟さ

仕事のできる人は柔軟に仕事をしているように見えます。

具体的にその柔軟さとは何でしょうか? 

必要無いものは徹底的にやらない

重要なことにはとことん時間を使います。

過去に毎月やっていようが、重要性がないと思えば

それに時間を全く割きません。

 

いつも作ってるから・・はしない

ここで例です。

担当者が前任者に倣っていつも通りの仕様で会議に向けて

全力で資料50ページ作りました。

 

でも会議で全てのぺージ議論になるでしょうか?

1/3とは1/4程度ではないでしょうか?

 

<仕事ができない人>

50ページを全部同じ力をかけて作る、データの確認をしてしまいます。

議論されないページのデータチェックは

ざっとやる程度で問題なしです。

 

 

<仕事ができる人>

まず議論になるであろう項目を優先的に資料作成します。

必要に応じてプラスアルファのデータもつけます。

 

一方、議論にならないであろう項目は時間があれば

作りますが、時間が無い時は残業してまで作成しません。 

 

常に”今その瞬間”重要な優先順位を把握している

仕事の優先度をつけましょうなんで言われます。

そんなことは誰しもわかっています。

でもそれは意外と難しい。

なぜか?重要なことは時が過ぎると共に変わるからです。

 

例えば今日やる仕事を優先度に照らして

A,B,Cの順番でやる予定でした。

その日のお昼すぎ、

上司から頼みごとDが出てきました。

<仕事ができない人>

A,B,Cをやってから上司の頼みごとDに対応する。

 

<仕事ができる人>

上司の頼み事Dの優先度を見極め、

A,B,CとDを比較して何番目にやるべきか判断します。

 

例えばその上司の依頼が役員からのリクエストが根っこだとすれば

原則一番初めにやるべきです。つまりD,A,B,Cの順です。

ただしCの仕事の関係者(提出先、回答先など)

には遅れる可能性があることを先に一言伝えます。

 

そうしないと、Cの関係者は想定した時間に

提出物や回答が来る前提で次の段取りをしているかも

しれないからです。

 

一日の中で仕事の優先度を見直して

順番を入れ替えて対応することを意識しています。

 

 レスの速さ

 

毎日何重とか100を超えてくる大量のメール。

これを裁くのは大変です。しかしここでも

仕事ができる人とできない人には差があります。

 

宛先とタイトルから素早い優先度付け、社内への返事は簡潔に

 

 <仕事ができる人>

 メールの重要性と緊急性を素早く把握する。

そして返す順番をイメージできるので

大量にくるメールにも早くレスができるのでしょう。

そして、1~数行程度で短い文章を打つ人が多いです。

 

<仕事ができない人>

メールが届いた順に読む。社内のイベントやセールの

メルマガに目が留まりそこでじっくり見てしまう。

また、文章を上から下まで読んで、よくわからない所で

はまってしまい、解読に時間をかけてしまう。

 

 

結果として、返信する速度もその順番もイマイチ

になってしまう。

 

メルマガは明日でもいいし、良くわからない文章があっても

重要性がなさそうまたは不明なら一旦スキップする。

上司からの依頼やお客様からの問い合わせを最優先とし、

回答しましょう。

 

私の経験上、最重要レベルのメールは誰でもわかるが

それより下の重要度把握は経験がないと難しいです。

個人的に転職してここはまだ苦労しているところです。

 

冷静さ

どんなに準備をしていても、

 仕事をしていて想定外のミスで

迷惑をかけたり、望んだ成果が出せないこともあるものです。

そんな時、怒りがこみ上げることは誰でもあります。

 

怒りたくなる時ほど、冷静になれる 

<仕事ができない人>

そんな時、役員クラスで会議で何人も人がいる中で

怒鳴り散らしたり、近くのモノに当たったりする人もいました。

 

人間なので事情によっては怒鳴りたくなることは

あるでしょう。誰だって多少怒ることはあるものです。

 

いつも思っていたのですが、

怒鳴って、恐怖政治をして

誰が得するのでしょうか?何が解決するのでしょうか?

それで解決できる世界ならそれもありだと思います。

 

しかし一般的なビジネスの場では

怒鳴っても何も解決しないのです。

怒鳴るのはただ自分のストレスを発散しているだけなのです。

 

<仕事ができる人>

当たり前の話ですが、 端的に言えば建設的な話をします。

不機嫌な顔を見せることはあっても

今この瞬間から何をすべきか考え議論しています。

 

以上が私の経験から仕事できるなー

と思った人の共通点でした。

 

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