Shimesaba-ba blog

大手日系企業で経営管理や経理業務を行い、英語や海外とは無縁な状態から海外で業務を行い、グローバル企業へ転職。英語、経営管理、ビジネスについての経験や学んだことをアウトプットします。

エクセルの数表を早く、見やすく作る5つのルール

社会人になると色んな資料を作ります。

そんな中でも数字のある資料は

大抵どんな職種でも必要です。

 

例えば営業の提案資料には見積もり、

その商品の効果を示すデータ、

開発やエンジニアなら、

開発に必要な機会の発注承認を

取るための資料、など。

 

私は数字を使った資料を作る機会が多く、

営業や開発が作る数字間連資料

をよくみてきました。

 

この記事を見ることでエクセルの数表を

早く、見やすく作ることが

できるようになります。

 

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前提

資料は目的によって、言いたいことよって

その見せ方や強調する所は変えるものです。

 

また何色を基本に使うか等、

会社や部署の好みによる所もあります。

 

そうは言っても基本的な原則はあるので

そこに絞ってお伝えします。

 

今回は例としてスーパーの店長に

販売数量を報告すると想定して

資料を作ります。

よくある悪い例

自分だけが見るなら問題ありませんが、

他人に見せるなら、これだと読みにくいと思います。

どこをより良くすべきでしょうか?

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・タイトル:何を示した表か不明
・単位:個数なのか金額なのか不明

・色使い:カラフルで目がチカチカする。

・罫線:セルひとつひとつの区切りが明確になる代わりにごちゃついた印象

 

数表作りの基本ルール

原則は極力シンプルにすることです。

そうすることで相手に見やすくする、

後で加工しやすくなります。

 

具体的なルールは次の通りです。

 

1.タイトルと単位を入れる

何を示しているかをまず示しましょう。

自分だけで見るなら良いですが、

他人に見せるなら必ずいれましょう。

 

2.縦の線は使わない

罫線は極力少なくしましょう。

特に縦の線はなしが基本です。

 

理由は視線の動きにあります。

ヒトの視線は左から右に動くので

それを適度に補助する横線はある程度必要。

 

一方で、縦線は目線の動きと反するので不要。

インテンドを揃えることで縦のラインを自然に

みせるだけで十分です。

 

3.背景色は3色以内

色んな色を使うと見にくいです。

 

コントラストをつけて見やすく

したり強調する所に背景色を使います。

3色以内で十分です。

 

更に同じ3色でも同系色でまとめる

より目にやさしくなるでしょう。

 

4.ゼロは表示する

無駄を省くなら0は表示しないでよいのか?

いえこれはNGです。

ゼロというのは意味があります。

 

空白だと入れ忘れていると疑われる

のできちんと0を入れましょう。

  

改善後の例

こちらが改善例の1つです。

最初の表とどちらが見やすいでしょうか?

 

細かいところは好みがあるとは思いますが、

落ち着いた印象かつ、横に視線を動かしやすい

作りにしたので見やすくなっていると思います。

 

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見やすい表(修正例)



 

尚、ルールには入れませんでしたが

フォントは日本語の資料ならも

「メイリオ」が見やすいです。