西園寺 祐介ブログ

大手日系企業で経営管理や経理業務を行い、英語や海外とは無縁な状態から海外で業務を行い、グローバル企業へ転職。英語、経営管理、ビジネスについての経験や学んだことをアウトプットします。

エクセルの表中にある0と空白の意味は違う、空白セルにゼロを一瞬で入れる方法

エクセルで何か表を作る時、

何となくデータが0のところは入力せず

空白のままにして、データがあるところだけ

入力してしまうことないでしょうか?

エクセルのロゴ風アイコン素材 (1) | E-VBA

 

これを無意識でやってしまう人は

空白と0の意味を理解できていない

ことになります。

 

問題はその意味を知らない

ということ自体はではなく、

実はそれが第3者視点に立った表になってない

1つの典型例だということです。

 

細かいことですが、

0と空白の意味を理解して、

受け手に優しいエクセル表を

作りましょう。

 

空白と0の違い

 

一体どういうことか?

まずは次の表を見てください。

あなたがこの表に数字を入れたとします。

データが0のところは入力が面倒なので

空白にしました。

 

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でも今度はあなたが受け取る側、

例えば部下である誰かから上司のあなたに

これが送られてきたとしましょう。

 

何か思うことないでしょうか?

何かこのデータをそのまま使って

良いのかなと思わないでしょうか?

 

空白というのは受け手にとって

データがない状態か、

入れ忘れているのかを意味します。

しかし受け手にはわかりません。

 

なのでデータがなくても原則0と入れましょう。

0というのは入れ忘れではなく、

ないんだよという意味です。

 

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確かに資料が細かく見た目がチカチカするから

0を非表示にすることもありますが、

それはあくまで0を入力した上で

非表示にすると受け手に優しいです。

 

尚、空白になっているセルを一括して

0を入れたい時ありますよね?

それは下記の通りやると早く確実に

できるのでやってみてください。

空白セルに一括してゼロを入れる方法

1.表のどこかのセルを適当に一つ選択してください。

そのあとにCtrl+Aを押してください。

表全体が選択されました。

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表の中のどこかにセルをアクティブにしてCtrl+A

 

2.Ctrl+Gを押して"セルを選択"をクリック

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Ctrl+Gを押してジャンプメニューを出す

3.”空白セル”を選択してOKをクリック

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4.複数の空白セルが選択される

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5、0を入力してEnterを押すと一つのセルに0が入ります。

それを確認してからそのまま最後にCtrl+Enterを押します。

すると空白セルにすべて0が入力されました。

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まとめ 

空白というのは受け手にとって

データがない状態か、

入れ忘れているのかを意味します。

しかし受け手には判断できません。

 

なのでデータがなくても原則0と入れましょう。

0というのは入れ忘れではなく、

ないんだよという意味です。

 

非常に細かいですがこうしたちょっとした

工夫が受け手にとって優しい資料になり、

印象が変わるものなので、

もしあまり意識してこなかった方は

ぜひ参考にしてみてください。