西園寺 祐介ブログ

大手日系企業で経営管理や経理業務を行い、英語や海外とは無縁な状態から海外で業務を行い、グローバル企業へ転職。英語、経営管理、ビジネスについての経験や学んだことをアウトプットします。

投資銀行出身者から学んだ相手想いのエクセル術

【投資銀行出身者から学んだ相手想いのエクセル術】
●開いた瞬間閉じたくなるエクセルファイル特徴3選●
皆さん会社やお仕事仲間と色んな
ファイルをやりとりしますよね。
例えばエクセルのファイルを受け取った時、
 
開いた瞬間、うわ~!何これ!閉じたい!
こんなエクセルを見たことないでしょうか?
 
一言で言うと相手に負担をかけさせてしまう
ファイルです。エクセルに限った話ではなく
全ての共有するファイルに共通することですが。
 
まさに数年前の私はそんなファイルを
送っていた人でした(ToT)
某有名世界的投資銀行出身の上司から3年弱
学んで色々教えてもらうことができました。
 
開いた瞬間閉じたくなるエクセルファイル特徴5選
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1.タブが多すぎてどこを見たら良いかわからない
不必要にタブがたくさんあって整理されておらず
どのタブを読み手に見てほしいか伝わらない。
★TIPS
タブをたくさん入れるなら、
その構成がひと目でわかるように整理する!
・結論や結果など相手にまず見てほしいタブ
・その計算過程がわかるタブ
・データソースのタブ
タブの色を分けて相手が
感覚的にわかるようにする
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2.色や書式がカオス、数式エラー値が大量
自分ではカラフルで綺麗と思っても、
受け取った人からすると
目がチカチカします。そしてどこがポイントなのか
わからず相手に解読する時間をかけさせてしまいます。
エラー表示「DIV/0!」などが散見されると
正しく計算できていても他の計算式も大丈夫かな?
と思われてしまいます。
 
★TIPS
特に色使いは統一性を持たせる。例えば
・相手に入力を求めるセルには特定の色
・計算式が入っているセルは色なしで文字が青色
・計算式はエラー表示を出さない(別途解説)
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3.思考の過程が見えない
サマリーや結論を示している数字がどう導かれたのか
思考の過程がわからないファイル。
これだとどういう根拠でこの結論や数値が
出されたのか相手にはわかないので、
この結果は信じて良いの?大丈夫かなと思われて
しまうリスクが高まります。
★TIPS
計算根拠はなるべく残すと相手に安心感を
持たせることができます。
例えば売上1000円って数字だけ記載があるのと
100円×10個=1000円という計算過程が
わかるものならどっちの数字がより信憑性があるか
明白ですよね?
森本佳代